Dein E-Mail-Postfach ist voll und du kannst keine neuen Nachrichten mehr empfangen? Bevor du wichtige E-Mails löschst oder dein Hosting-Paket aufrüstest, gibt es eine praktische Lösung: lokale Archivierung. Dabei verschiebst du ältere E-Mails von deinem Mailserver auf deinen Computer und schaffst so wertvollen Speicherplatz.

In diesem Guide zeigen wir dir, wie du E-Mails mit den gängigsten E-Mail-Programmen – Apple Mail, Thunderbird und Outlook – lokal archivieren kannst.

Hinweis: Dieser Artikel behandelt ausschließlich die Archivierung mit Bordmitteln deines E-Mail-Clients. Wenn du nach professionellen Archivierungslösungen mit erweiterten Funktionen suchst, findest du demnächst hier einen neuen Artikel zu externen Archivierungslösungen. Trage dich in unserem Newsletter ein, um rechtzeitig über die Veröffentlichung informiert zu werden.

Warum lokale Archivierung?

Bei IMAP-Konten (die Standardmethode bei unserem Hosting) werden alle E-Mails auf dem Mailserver gespeichert. Das hat viele Vorteile – du kannst von überall auf deine Mails zugreifen. Aber:

• Begrenzter Speicherplatz: Jedes Hosting-Paket hat eine Speicherbegrenzung
• Große Anhänge: Videos, Bilder und Dokumente füllen dein Postfach schnell
• Jahre an Korrespondenz: Ältere Mails, die du selten brauchst, belegen unnötig Platz

Mit lokaler Archivierung verschiebst du diese Mails auf deinen Computer. Sie sind weiterhin durchsuchbar und verfügbar, belegen aber keinen Platz mehr auf dem Server.

1. Apple Mail (macOS)

Lokale Postfächer erstellen

Apple Mail speichert IMAP-Mails standardmäßig auf dem Server. Um Platz zu schaffen, musst du lokale Postfächer anlegen:

Schritt 1: Neues lokales Postfach erstellen

1. Öffne Apple Mail
2. Klicke in der Menüleiste auf Postfach → Neues Postfach
3. Wähle bei Speicherort die Option “Auf meinem Mac” / Lokal
4. Gib dem Postfach einen aussagekräftigen Namen (z.B. “Archiv 2023” oder “Projekt XY”)
5. Klicke auf OK

Das neue Postfach erscheint nun in der Seitenleiste unter “Auf meinem Mac”. Hier kannst du auch Unterordner anlegen, um dein Archiv zu strukturieren.

Schritt 2: E-Mails ins lokale Postfach verschieben

• Verschieben (vom Server löschen): Markiere die gewünschten E-Mails und ziehe sie per Drag-and-Drop in dein lokales Postfach
• Kopieren (auf Server behalten): Halte die ⌥ (Option/Alt)-Taste gedrückt, während du die Mails ziehst

Wichtig: Verschobene Mails werden vom Server gelöscht und sind nur noch lokal verfügbar. Denke an regelmäßige Backups!

Postfächer exportieren (für externe Sicherung)

Wenn du eine zusätzliche Sicherung außerhalb von Apple Mail erstellen möchtest:

1. Wähle das zu exportierende Postfach in der Seitenleiste aus
2. Klicke mit der rechten Maustaste darauf
3. Wähle “Postfach exportieren”
4. Wähle einen Speicherort (z.B. externe Festplatte oder Netzlaufwerk)
5. Das Postfach wird als .mbox-Datei gespeichert

Diese .mbox-Dateien können später wieder importiert werden über Ablage → Postfächer importieren.

Unterschiede zwischen macOS-Versionen

Die Benutzeroberfläche ist über die verschiedenen macOS-Versionen hinweg weitgehend identisch. Der Speicherort der lokalen Postfächer befindet sich unter:
~/Library/Mail/V[Versionsnummer]

2. Mozilla Thunderbird (Windows, macOS, Linux)

Lokale Ordner nutzen

Thunderbird bietet standardmäßig einen Bereich “Lokale Ordner”, der nicht mit dem IMAP-Server synchronisiert wird.

Schritt 1: Lokalen Archivordner erstellen

1. Öffne Thunderbird
2. Klicke mit der rechten Maustaste auf “Lokale Ordner” in der Ordnerliste
3. Wähle “Neuer Ordner”
4. Gib einen Namen ein (z.B. “Archiv 2024”)
5. Stelle sicher, dass “Erstellen als Unterordner von: Lokale Ordner” ausgewählt ist
6. Klicke auf “Ordner erstellen”

Schritt 2: E-Mails archivieren

Es gibt mehrere Methoden:

Manuelle Methode:

• Markiere die zu archivierenden E-Mails in deinem IMAP-Postfach
• Ziehe sie per Drag-and-Drop in deinen lokalen Archivordner
• Die Mails werden vom Server entfernt und lokal gespeichert

Archiv-Funktion nutzen:

1. Gehe zu Einstellungen (drei Striche oben rechts) → Konten-Einstellungen
2. Wähle dein E-Mail-Konto aus
3. Klicke auf “Kopien & Ordner”
4. Unter “Archiv speichern unter” wähle “Andere” → “Lokale Ordner”
5. Wähle deinen erstellten Archivordner

Archivoptionen festlegen:

1. Gehe zu Einstellungen → Konten-Einstellungen → dein Konto
2. Scrolle zu “Nachrichtenarchiv”
3. Wähle deine bevorzugte Struktur:
   • Einzelner Ordner: Alle Mails in einem Ordner
   • Jährlich: Unterordner pro Jahr
   • Monatlich: Unterordner pro Monat
4. Aktiviere “Ordnerstruktur des Kontos im Archiv erhalten”, wenn du die ursprüngliche Ordnerstruktur beibehalten möchtest

Schritt 3: E-Mails archivieren

• Markiere einzelne oder mehrere E-Mails
• Klicke auf den Button “Archivieren” oder drücke A
• Alternativ: Rechtsklick → “Archivieren”

Unterschiede zwischen Betriebssystemen

Die Benutzeroberfläche von Thunderbird ist auf allen Plattformen nahezu identisch. Lediglich die Tastenkombinationen können abweichen:

• Windows/Linux: Strg + Taste
• macOS: ⌘ (Cmd) + Taste

Der Speicherort der lokalen Ordner:

• Windows: C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\
• macOS: ~/Library/Thunderbird/Profiles/
• Linux: ~/.thunderbird/

3. Microsoft Outlook (Windows & macOS)

PST-Dateien für lokale Archivierung

Outlook verwendet sogenannte PST-Dateien (Personal Storage Table) für die lokale Speicherung. Diese Methode funktioniert hauptsächlich unter Windows. Auf macOS sind die Archivierungsmöglichkeiten eingeschränkter.

Outlook für Windows

Wichtig: Diese Anleitung gilt für das klassische Outlook. Das „neue Outlook“ (im App-Design) unterstützt aktuell keine PST-Dateien und keine lokale Archivierung.

Manuelle Archivierung

Schritt 1: Archivierung starten

1. Öffne Outlook
2. Klicke auf Datei → Informationen → Tools
3. Wähle “Alte Elemente bereinigen”

Schritt 2: Archivierungsoptionen festlegen

1. Wähle “Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren”
2. Wähle den Ordner aus, den du archivieren möchtest (z.B. Posteingang)
3. Unter “Elemente archivieren, die älter sind als” gibst du ein Datum ein
4. Wähle einen Speicherort für die PST-Datei (Standard: Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst)
5. Optional: Aktiviere “Elemente mit ‘Nicht automatisch archivieren’ einbeziehen”
6. Klicke auf OK

Die archivierten E-Mails werden in die PST-Datei verschoben und erscheinen in Outlook unter einem neuen Bereich “Archive” in der Ordnerliste.

Automatische Archivierung (AutoArchivierung)

Schritt 1: AutoArchivierung aktivieren

1. Gehe zu Datei → Optionen → Erweitert
2. Klicke unter “AutoArchivierung” auf “Einstellungen für AutoArchivierung”
3. Aktiviere “AutoArchivierung alle [X] Tage” (Standard: 14 Tage)
4. Aktiviere “Alte Elemente archivieren oder löschen”

Schritt 2: Archivierungsverhalten festlegen

• “Alte Elemente verschieben nach”: Wähle den Pfad für deine PST-Archivdatei
• “Elemente archivieren, die älter sind als [X] Monate”: Lege das Alter fest
• Optional: “Einstellungen auf alle Ordner anwenden”

Schritt 3: Speicherort wählen
Wir empfehlen, die PST-Datei auf einem Netzlaufwerk zu speichern, das regelmäßig gesichert wird. So sind deine archivierten Mails auch bei einem Computerausfall geschützt.

Einzelne Ordner von der Archivierung ausschließen:

1. Rechtsklick auf den gewünschten Ordner
2. Wähle “Eigenschaften”
3. Gehe zum Reiter “AutoArchivierung”
4. Wähle “Elemente in diesem Ordner nicht archivieren”

PST-Datei exportieren (komplette Sicherung)

Wenn du eine vollständige Sicherung deines Postfachs erstellen möchtest:

1. Gehe zu Datei → Öffnen und exportieren → Importieren/Exportieren
2. Wähle “In Datei exportieren” → Weiter
3. Wähle “Outlook-Datendatei (.pst)” → Weiter
4. Wähle den Ordner, den du exportieren möchtest (z.B. dein E-Mail-Konto)
5. Aktiviere “Unterordner einbeziehen”
6. Wähle einen Speicherort und Dateinamen
7. Optional: Setze ein Passwort für die PST-Datei
8. Klicke auf Fertig stellen

Outlook für macOS

Die Archivierungsfunktionen in Outlook für macOS sind eingeschränkter als unter Windows:

Lokale Ordner erstellen:

1. Klicke in der Ordnerliste auf “Auf meinem Computer”
2. Erstelle hier neue Ordner für deine Archivierung
3. Verschiebe E-Mails per Drag-and-Drop aus deinen IMAP-Ordnern

Export als OLM-Datei:

1. Wähle Extras → Exportieren
2. Wähle die zu exportierenden Elemente
3. Speichere die Datei als .olm-Datei

Hinweis: Die PST-Archivierung wie unter Windows steht in Outlook für macOS nicht zur Verfügung. Für umfangreichere Archivierung auf dem Mac empfehlen wir Apple Mail oder Thunderbird.

Wichtige Hinweise zur lokalen Archivierung

✅ Vorteile

• Speicherplatz freiräumen: Dein Mailserver wird entlastet
• Keine zusätzlichen Kosten: Du nutzt nur die Bordmittel deines E-Mail-Programms
• Volle Kontrolle: Deine Daten bleiben bei dir
• Durchsuchbar: Archivierte Mails bleiben im E-Mail-Programm durchsuchbar

⚠️ Wichtige Punkte zu beachten

Backups sind Pflicht!
Lokal archivierte E-Mails existieren nur noch auf deinem Computer. Erstelle unbedingt regelmäßige Backups:

• Externe Festplatten
• Netzwerkspeicher (NAS)
• Cloud-Backup-Lösungen

Kein Zugriff von anderen Geräten
Archivierte Mails sind nicht mehr auf dem Server und damit nicht mehr von deinem Smartphone oder anderen Computern aus erreichbar.

Regelmäßige Wartung
Plane regelmäßige Archivierungszyklen ein (z.B. vierteljährlich), um dein Postfach dauerhaft schlank zu halten.

Aufbewahrungspflichten beachten
Geschäftliche E-Mails unterliegen oft gesetzlichen Aufbewahrungsfrichten. Informiere dich über die für dich geltenden Regelungen.

Professionelle Archivierungslösungen

Die in diesem Artikel beschriebenen Methoden eignen sich hervorragend für private Nutzer und kleine Unternehmen. Wenn du jedoch erweiterte Funktionen benötigst wie:

• Rechtssichere, manipulationsgeschützte Archivierung
• Zentrale Archivierung für mehrere Mitarbeiter
• Erweiterte Suchfunktionen und Compliance-Features
• Automatische Verschlüsselung und Deduplizierung

…dann solltest du dich für unseren Artikel zu professionellen E-Mail-Archivierungslösungen in unserem Newsletter eintragen, oder einfach später nochmal in unserer Academy reinschauen.

Fazit

Die lokale Archivierung mit Apple Mail, Thunderbird oder Outlook ist eine einfache und kostenlose Methode, um Speicherplatz auf deinem Mailserver freizumachen. Jedes der drei Programme bietet solide Bordmittel für diese Aufgabe.

Unsere Empfehlung:

• Apple Mail: Ideal für Mac-Nutzer, einfache Handhabung
• Thunderbird: Plattformübergreifend, sehr flexible Archivierungsoptionen
• Outlook (Windows): Leistungsstark mit PST-Dateien, besonders für geschäftliche Nutzung

Denk daran: Lokale Archive sind nur so sicher wie deine Backup-Strategie. Sichere deine archivierten E-Mails regelmäßig auf mehreren Speichermedien.

Für geeignete Langzeit-Archivierungslösung empfehlen wir den etablierten Schweizer Cloud-Speicheranbieter “pCloud” oder unseren Managed Nextcloud Dienst “mCloud“.

Hinweis: Dieser Artikel wurde zu etwa 40 % mithilfe der KI des europäischen Anbieters Mistral erstellt. Selbstverständlich prüfen wir sämtliche Inhalte vor der finalen Veröffentlichung sorgfältig auf Korrektheit, Plausibilität und Verständlichkeit.