01 Skript für den Vorverkauf deines Wartungs-Service

Dieses Skript setzt du ganz am Anfang der Kundenbeziehung ein, am besten in der Mail, die dein Angebot für deine Kunden enthält. Diese bekommen hiermit das „Website Handbuch“ (kurz: WPH) als „Zusatzleistung“ angekündigt. Es ist wichtig, das WPH in dieser Phase zu benennen, um deine Kunden vorzusensibilisieren, sollten sie dein Wartungs-Angebot später ablehnen.

Um das Skript zu verwenden, kopiere die folgende Nachricht und füge sie in deine Angebots-Mail ein:

02 Skript zur erfolgreichen Auftragsbestätigung

Der Zweck dieses Skriptes ist es, deinen Kunden zu bestätigen, dass sie mit der Unterzeichnung deines Wartungsvertrags die richtige Entscheidung getroffen haben. Es ist wichtig, dass du deinen Kunden ein Exemplar vom WPH zur Verfügung stellst, selbst wenn sie sich bereits für deinen Wartungsvertrag entschieden haben.

Um dieses Skript zu verwenden, kopiere die folgende Nachricht und füge sie in eine E-Mail ein, in welcher das WPH angehängt ist (achte darauf, alle eckigen Klammern zu ersetzen):

03 Skript bei drohender Ablehnung deines Wartungs-Angebots

Diese E-Mail hilft dir, ein „Nein“ in ein „Ja“ zu verwandeln! Du solltest diese E-Mail verschicken, wenn das Kunden-Projekt kurz vor dem Abschluss steht und die Kunden dem Wartungs-Angebot skeptisch gegenüber stehen. Schicke sie jedoch BEVOR du die Kunden-Website veröffentlichst. Das Ziel ist es, deinen Kunden alle Informationen zu geben, die sie brauchen, um ihre Website ordentlich selber zu pflegen, OHNE sie dabei zur Buchung deines Wartungs-Service zu drängen.

Kopiere die folgende Nachricht und füge sie in eine E-Mail ein, in der das WPH angehängt ist. Achte darauf, alles in eckigen Klammern zu ersetzen:

Hallo, [Name des Kunden] -

Da wir uns der Fertigstellung Ihres Projekts nähern, möchte ich Ihnen ein Website-Handbuch zur Verfügung stellen, das Ihnen helfen wird, alle wichtigen Informationen über Ihre Website auf einen Blick zu haben.

Es enthält einige technische Informationen (wie Ihre Anmeldedaten, Ihren Hoster und andere Dienstleister rund um Ihre Website), den Zeitplan für die routinemäßige Wartung, eine Tabelle für die Zuteilung aller Wartungsaufgaben, eine Liste aller Softwarelizenzen, die Sie benötigen (sowie Links zum Kauf), und einige kurze Tipps zur Fehlerbehebung, die sich aus häufig gestellten Fragen ergeben.

Ich habe die wichtigsten Felder bereits für Sie vorausgefüllt, wenn Sie aber Hilfe beim Ausfüllen der restlichen Details benötigen, lassen Sie es mich wissen - ich helfe Ihnen gerne!

Wenn Sie nach dem Start Ihrer Website auf unerwartete Probleme stoßen, helfe ich Ihnen im Rahmen unserer bisherigen Projekt-Vereinbarung natürlich gerne weiter. Alternativ können Sie unseren Website-Pflege-Dienst in Anspruch nehmen, der ihnen alle Wartungsaufgaben abnimmt und auch die Plugin-Lizenzen für Sie abdeckt.

Ich werde Sie in Kürze kontaktieren, um mit Ihnen die letzten Schritte bis zum Start Ihrer Website abzustimmen.

04 Skript bei Kündigung eines bestehenden Wartungs-Vertrags

Diese E-Mail ist für den Fall gedacht, dass ein Kunde den Wartungsdienst wieder kündigen möchte. Du solltest in dem Fall eine aktualisierte Kopie des WPH bereitstellen, in dem dein Name in den Wartungsaufgaben entfernt wurde und die Felder somit leer sind!

Dieses aktualisierte WPH schickst du als Anhang einer Mail mit dem folgenden Inhalt:

Hallo, [Name des Kunden] -

um Sie beim Übergang von unserem Wartungs-Dienst zu unterstützen, erhalten Sie beigefügt ein aktuelles Exemplar Ihres Website-Handbuches.

Es ist unerlässlich, dass Sie alle routinemäßigen Wartungsarbeiten durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Website dauerhaft gut funktioniert und optimal gegen Angriffe geschützt bleibt.

In dem Handbuch finden Sie eine Liste mit dem Wartungs-Aufgaben, den Zeitplan, wann alle Aufgaben erledigt werden sollten, sowie ein Formular (mit der Bezeichnung 'Wartungsaufträge'), mit dem Sie die Zuständigkeiten für die Wartung, Sicherheit und Pflege Ihrer Website an die Person übertragen können, die sich künftig darum kümmern wird. 

Außerdem gibt es einige allgemeine Tipps zur Fehlerbehebung, falls Sie auf Probleme stoßen sollten.

Im Folgenden finden Sie eine Liste aller Premium-Plugins, die auf Ihrer Website eingesetzt wurden und für die Sie nun eigene Lizenzen erwerben müssen, da unsere Lizenz nach der Übertragung mehr genutzt werden kann:

    [Nennen Sie den Namen des Plugins, den Link zur Verkaufsseite UND den Preis]
    [Name des Plugins, Link zur Verkaufsseite UND Preis] [Name des Plugins, Link zur Verkaufsseite UND Preis]
    [Name des Plugins, Link zur Verkaufsseite UND Preis]

Wie bereits besprochen, werden wir Ihre Website am [Datum hier einfügen] aus unserer Obhut entlassen. 

Wir bedanken uns für Ihr bisheriges Vertrauen und die Möglichkeit, Ihre Website betreuen zu dürfen, und wünschen Ihnen noch alles Gute!

05 Skript zur Aktivierung passiver Bestandskunden

Diese E-Mail ist für frühere Kunden gedacht, die noch gar nichts von deinem neuen Wartungs-Angebot wissen. Da es sich bei dieser E-Mail um eine Art „Nachfrage“ handelt, sollte der Verkauf des Dienstes nicht im Vordergrund stehen. Es geht mehr darum, zunächst den Kontakt und Austausch zwischen dir und deinen Kunden wieder aufzunehmen.

Kopiere die unten stehende Nachricht und füge sie in eine E-Mail ein, in der eine aktualisierte Version deines WPH angehängt ist.

ACHTUNG: Wenn du dieses Skript verwendest, musst du auf Seite 3 vom WPH den Titel „Glückwunsch“ ersetzen mit dem Titel „Einführung“ und die ersten beiden Absätze darunter entfernen!

Hallo [Kunde],

ich hoffe, Ihnen und Ihrem Unternehmen geht es gut.

In den letzten Monaten habe ich ein Website-Handbuch für meine Neu-Kunden entwickelt, um die wichtigsten Routine-Arbeiten, Zuständigkeiten und Hilfestellung bei technisch heiklen Situationen enthält. Die bisherige Resonanz darauf war derart positiv, dass ich beschlossen habe, es rückwirkend auch allen Kunden zu schicken, für die ich in der Vergangenheit ihre Websites entwickeln durfte, wie in Ihrem Fall!

In der Anlage finden Sie das Handbuch als PDF-Datei mit Platz für spezifische Angaben zu Ihrer Website, unseren empfohlenen Aufgaben zur Website-Wartung und -Pflege, sowie einige Tipps zum Umgang mit den häufigsten technischen Herausforderungen.

Ich bekomme häufig Anfragen zur Behebung technischer Problemen auf Webseiten, deren ordentliche Pflege vernachlässigt wurde und Fehlfunktionen hätten vermieden werden können. Wie ein Auto muss auch eine Website regelmäßig untersucht und gewartet werden. Die Behebung von Fehlfunktionen, die mangels Website-Wartung entstanden sind, ist häufig auch aufwendiger, stressiger und teurer im Vergleich zu den Wartungs-Kosten.

Alle bisherigen Kunden, die meinen Wartungs-Service in Anspruch nehmen, sind also optimal abgesichert und können sich in Ruhe ihrem Kerngeschäft widmen. Doch was ist mit denen, die die Website-Wartung eigenständig durchführen? Denen hilft künftig das Website-Handbuch! Und falls auch Sie dazu zählen, finden sie das Handbuch im Anhang dieser Mail.

Ich möchte Ihnen die notwendigen Aufgaben und Werkzeuge vermitteln, die Sie brauchen, um einen möglichst reibungslosen Betrieb Ihrer Website zu gewährleisten. Wenn Sie möchten, können wir kurz telefonieren, um die Informationen im Handbuch zu aktualisieren. Dabei ich kann Ihnen alle weitere Fragen zum Handbuch oder zur Pflege Ihrer Website beantworten. 

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie einen Termin vereinbaren möchten.

Ich wünsche Ihnen alles Gute,

[Ihr Name]

06 Skript für den automatischen monatlichen Wartungs-Bericht

An dieser Stelle musst du eigentlich gar nichts tun! Wir schicken deinen Kunden zum Ende jeden Monats einen Bericht über die durchgeführten Arbeiten, den Zustand der Website, und je nach gebuchtem, Tarif auch die durchschnittlichen Ladezeiten, eine Erreichbarkeit-Statistik und sogar einen regelmäßigen SEO-Audit.

Der Bericht wird als PDF erstellt, wahlweise mit deinem Logo und deinen Farben, und sogar von deiner Domain aus versendet, sofern du uns hierfür einen zusätzlichen Mail-Account einrichten magst (als Weiterleitung an mcare+deinebrand@macbay.net).

07 Skript für Rechnungen und Belege

Dieses Skript ist noch in Arbeit und wird in Kürze nachgeliefert!